Zonder content guidelines content guidelines geen contentstrategie. Of nee,… toch wel! Maar geen goede uitvoering. Je kan je contentkalender dan nog wel vol toffe posts, blogs en video snackables steken, als je tone of voice, boodschap en spelling elke keer anders zijn, houdt het niet veel steek. Content guidelines zijn de kapstok waar je contentstrategie aan ophangt, de stam waar de takken aan groeien. Dankzij de guidelines blijft de boom overeind, ongeacht wie hem verzorgt. Het helpt elke content creator on topic, on brand en on voice te zijn.
Hanne De Smedt
content guidelines
Content wat? Content guidelines zijn kortweg een verzameling van richtlijnen of regels die zegt wat je wel en niet doet bij contentcreatie voor je onderneming. Het bevat spelling- en contentregels, de tone of voice en idealiter ook je doelgroep en communicatiedoel. Door de regels te volgen, zorg je voor uniformiteit en belangrijker: herkenbaarheid. Ongeacht medium, content type of creator.
Wil je het helemaal goed doen? Dan heb je ook een set design guidelines.
Guidelines dus
Is dat dan echt altijd nodig?, hoor ik je denken. Ja. Zelfs in een klein team dat geroutineerd is en bekend is met de niet-neergepende-regels is dit nuttig., Want wats als plots iemand uitvalt? Of het bedrijf verlaat? Of beter: er een enorme groei is en je plots ineens freelancers moet inschakelen of iemand op korte tijd aan het werk moet zetten. Heb je dan de ruimte om de niet-gedocumenteerde guidelines te gaan uitleggen?
Exactly. 😉
“Wil jij ook een betere strategie voor uw bedrijf?”
“De back-end werd zorgvuldig onderhouden door onze backend developer”
Wees consequent in je woordkeuze.
Gebruik ook nooit “u”/”uw”, tenzij je een boekhouder bent.
Dynamisch dus
Hoe je content guidelines opstelt, zijn helaas geen standaardregels voor. Het ene bedrijf heeft heel uitgebreide richtlijnen, waar ook algemene spellingregels in worden opgenomen en gedetailleerde woordkeuze vastgelegd wordt. Andere bedrijven houden het summier. Met RMDY proberen we het ergens tussenin te houden. Zo leggen we wel de spelling vast voor front-enddeveloper, projectmanager (1 woord zonder hoofdletters), user experience en AR/VR (hoofdletters en schuin streepje). Maar de titelopbouw en lengte per contenttype laten we vrij.
Niet alleen omdat we geloven in creatieve vrijheid, maar ook omdat elk onderwerp anders is en specifics per (online) medium voortdurend wijzigen. Weet je nog toen er maar 140 tekens op Twitter konden? En een blogbericht vooral kort moest zijn, tot bleek dat berichten van 2300 tekens veel beter scoren op Google?
Bij RMDY zien we onze content guidelines dan ook als een dynamische tool, die samen met de digital copywriting wereld evolueert.
RMDY content guidelines
Onze guidelines zijn momenteel als volgt onderverdeeld:
- Tone of voice
- Social media
- Grammatica
- Woordgebruik
Tone of voice
Die moet er zijn en hangt samen met je brand identity. In principe hoort dit een niveau hoger en maakt het deel uit van je algemene brand guidelines (missie, visie, doelen) maar zolang je het érgens noteert, is het goed. RMDY’s tone of voice is fun, creatief, humoristisch, niet vies van wat Engelse woorden, helder en vooral niet saai. Er mag een hoekje af zijn maar onze expertise blijft steeds het belangrijkste.
Social media
Hier definiëren we het gebruik van onze digitale kanalen: de focus, doelgroep en soort(en) content per kanaal. Op onze Instagram mag het wat losser en zotter zijn, op LinkedIn focussen we liever op onze expertise. Twitter hebben we de laatste jaren afgebouwd, omdat we merkten dat hier meer moeite in kroop dan wat eruit te halen viel. No shame in het herevalueren van je kanalen! Je zal merken dat social media om de haverklap veranderen. Het is dus belangrijk stil te staan bij jouw noden op verschillende momenten.
Grammatica
Spelling en grammatica laten hier en daar een tikkeltje plek voor nuance en/of keuze. Daarin is het belangrijk om consistent te zijn. Doelgericht als we zijn, leggen we aantal zaken die we regelmatig tegenkomen vast. Zo hoef je niet steeds het warme water op te zoeken op woordenlijst.org. Vaak gaat het over de spelling van IT-gerelateerde zaken, maar even goed over de vaste structuur van onze CTA’s (call to action), hoe we websiteberichten opmaken, …
Woordgebruik
Zoals eerder gezegd, hier geen algemene spellingregels. Wel richtlijnen voor consistent gebruik, omdat er voor IT-termen niet altijd een even heldere spelling geldt. Zo schrijven we UX en UI met hoofdletter en samenstellingen ervan met een liggend streepje (UX-designer, UX-workshop). Bij de eerste vermelding in een tekst kiezen we voor de volledige term: “de user interface (UI) van deze applicatie werd zorgvuldig opgesteld door…”, daarna gaan we verder met de afkorting. AR/VR is met een schuin streepje en augmented en virtual reality met kleine letters. Onze quotes in een tekst zijn steeds “quote” – Naam, functie, bedrijf en #WeAreRMDY tag komt altijd als laatste op Instagram.
Dankzij content guidelines blijft de boom overeind, ongeacht wie hem verzorgt.
Hanne De Smedt, contentstrateeg RMDY
Zelf aan de slag
First things first: het doel en de middelen
- Het doel: waarom maak je content? Wil je informeren, inspireren, aanwerven, all of the above? Leg dit als eerste vast, in je brand guidelines of contentstrategie. Vergeet ook zeker niet je doelgroep(en) vast te leggen.
- De middelen: op welke kanalen ga je wat publiceren? Kies per medium maximum twee doelen. Afwijken per medium mag, maar niet té veel natuurlijk: ga niet heel droog op LinkedIn communiceren als je vijf emoticons gebruikt op Instagram. #consistentie
Liggen deze twee zaken vast? Goed zo!
Je kan aan de slag met je content guidelines. Bekijk ook zeker ons vorige blogbericht over waarom jouw bedrijf een contentstrategie nodig heeft. Daarin vind je handige informatie over doelstellingen en de juiste media om die te behalen.
Kijk eerst naar jezelf en dan pas naar andere
Start met een blanco blad en schrijf op wat jij zeker in je content guidelines wil hebben staan. Daarna is het wel handig om te kijken naar andere (grote) organisaties voor inspiratie, zoals de uitgebreide guidelines van Mailchimp. of Googles developer documentation style guide.
Duidelijk, maar niet te uitgebreid
Is het toch een lijvig document, zorg dan voor een goede inhoudstafel en maak het scanbaar. Content guidelines moeten een hulpmiddel zijn, geen roman waar je eerst moet doorspartelen voor je weet of je nu ‘1400 views’ of ‘1.400 views’ schrijft.
Houvast, maar niet ‘hou vast’
En een straf content team weet: content guidelines zijn dynamisch. Ze gelden als een houvast voor iedereen die met content en copy bezig is. Toch moet je niet kost wat kost vasthouden. Media evolueren, je publiek evolueert, taal evolueert. Durf bij te schaven wanneer nodig.
Samen strategie uitwerken?
Digitaal project aangaan?
Of bij ons komen werken?
Contacteer ons en
wij beantwoorden graag
al je vragen!
RMDY NV
Veldkant 35A
2550 Kontich
T: +32 3 450 86 42
E: info@rmdy.be