Grow and Glow, samen met The Flow

– DIGITAL MARKETING

Ons Digital Marketing Team doet veel. Naast het uitdenken van strategieën, schrijven ze ook teksten, vullen ze social media, flansen ze mooie visuals en video’s in elkaar en volgen ze daar alle resultaten van op in handige, op maat gemaakte dashboards. Allemaal in nauwe samenwerking met de klant. En dat totaalpakket wérkt – vraag maar aan 45 Degrees.

Soms begint het verhaal anders, zoals bij The Flow. Voor zij aan de slag gingen met een uitgekiende strategie, kwamen ze aankloppen voor hun event. En van ’t een kwam ’t ander.

Hoofdstuk 1: Het event

The Flow bouwt Digital Workplaces met Microsoft 365 en focust zich daarbij op mensen en technologie. Omdat ze ook investeren in de groei van hun mensen én kennisdeling, organiseren ze jaarlijks The Flow Experience Day voor (toekomstige) klanten. Zo ook in 2023 met als centrale thema: hoe kan je de “employee experience” vergroten, wat is dat eigenlijk en waarom zou je daarop inzetten.

Om het event effectief te lanceren naar de buitenwereld kwamen ze langs bij ons Digital Marketing team. Toevallig? Helemaal niet – bij de opstart van The Flow in 2018 maakten wij namelijk hun website!

Een event dus. Dat niet alleen hun eigen klanten moest trekken maar ook volk van buiten de poule. Onze webdeveloper Birger creëerde een landingspagina, die onze copywriter Hanne vulde met de nodige info rond het programma, de sprekers en kadering.

Strategie & planning

Ondertussen ging contentstrateeg Riens aan de slag met de strategie voor sociale media, inclusief advertising. Een koud kunstje voor ons, maar hieronder even de best practices want ook wij delen graag onze kennis. 😉

• Start ten laatste 2 maand op voorhand met communicatie rond je event. Zeker wanneer het live doorgaat en langer dan twee uur duurt.
• Zorg voor terugkerende en consistente informatie. Herhalen is de boodschap!
• Pas op met overload van info. Deel eerst de datum, plek en algemeen topic. Deel daarna pas, telkens in aparte posts, de topics en sprekers die aan bod komen.
• Tag je sprekers op LinkedIn. Ze kunnen meer zichtbaarheid geven aan je event wanneer ze de post delen. Tenslotte willen zij ook voor een geïnteresseerde, volle zaal spreken.
• Focus inhoudelijk meer op “Waarom moet je komen?” dan “wat is er te zien”. Denk altijd aan je doelgroep: what’s in it for them?
• Communiceer duidelijk de deadline om in te schrijven.
• Denk aan een “last call” berichtje. We weten allemaal hoe vergeetachtig je soms kan zijn.
• Indien mogelijk, doe je een korte maar sfeervolle live-verslaggeving tijdens het event.
• Bedankt achteraf de aanwezigen én je sprekers.
• Deel achteraf ook sfeerfoto’s of een aftermovie.
• Idealiter geef je ook de “save the date” mee van je volgende event – keep them hooked. 😉

En zo zie je al een heel lijstje aan social media posts.

Opvolging & finaliseren

Ook onderdeel van een communicatieplan voor een event, is de opvolging van je inschrijvingen – je zou het bijna vergeten, toch?

The Flow koos voor inschrijvingen via Eventbrite, zodat ze zelf alles konden opvolgen. Een extra inschrijfmodule op een website kan zeker, maar vergt meer integratiewerk. Om ook daar alles vlot te laten verlopen, stelden we een aantal e-mails op. Van “bedankt voor je inschrijving”, tot “morgen is het zover” en “bedankt om aanwezig te zijn”.

Website, social media posts, advertising en e-mails moeten natuurlijk ook voorzien zijn van sprekende visuals – enter: onze digital marketeer & designer Stijn! Hij creëerde gepaste visuals met de juiste afmetingen voor alle platformen en in lijn met de branding guidelines van The Flow. Zo zorgen we voor een consistente en herkenbare look & feel.

De dag zelf was het Digital Marketing Team ter plekke voor video- en foto-opnames, om achteraf nog in te zetten zodat het momentum van het evenement zeker niet gemist werd.

En dàt is hoe je een end-to-end strategieverhaal brengt. 😎

Hoofdstuk 2: De workshop

Het event zat erop – en verliep succesvol – maar ondertussen bewoog er natuurlijk heel wat meer binnen The Flow waar ze ook over wilden communiceren naar de buitenwereld. Daar gingen we graag mee aan de slag – maar wél met het oog op een workshop die de strategie verder kon vormgeven. Ons DM team schiet niet zomaar met losse flodders. 😉

En dus gaven ze een strategische workshop waarin we samen met The Flow dieper ingingen op missie & visie, doelgroep en hoe die te bereiken.

Concreet vullen we zo’n workshop in met 5 grote onderdelen:

1. THE WHY
   Wat is de missie en visie van het bedrijf? We gaan van origin story naar happily ever after en bekijken de journey tussenin, gebaseerd op de kernwaarden van het bedrijf.
2. THE WHO
   Wie is je ideale doelgroep (klant)?
3. THE WHERE
   Waar hangt die ideale doelgroep uit?
4. THE HOW
   Hoe gaan we die doelgroep nu precies bereiken? Geen idee is te zot!
5. THE WHEN
   We kloppen ideeën af, definiëren concrete acties en zetten die op een tijdslijn.

Op basis van de tijdslijn met concrete acties schreven we een concrete Digitale Marketingstrategie uit. Wat daaruit kwam voor The Flow?

1. Vernieuwen website
   Vooral qua inhoudelijke invulling: het scherpstellen van de boodschap en een meer gebruiksvriendelijke user flow implementeren. Ook het toevoegen van extra menustructuren zoals een event- en inspiratiepagina.
2. Contentstrategie opzetten
   Opzetten van een maandelijkse redactievergadering tussen onze contentstrategen en The Flow, zodat de social mediakalender gevuld wordt met wat er in de agenda staat van The Flow.
3. Creëren websitecontent
   The Flow wil haar expertise in de verf zetten, en dus creëren we extra ref cases en blogartikels voor op de website. Die nemen we ook mee op in de contentkalender voor sociale media.

Hoofstuk 3: Let’s go

En nu?
Nu gaan we aan de slag!

Wireframes, design en development. De juiste klanten en collega’s interviewen voor artikels en het routineus opnemen van social media posts voor LinkedIn.
De eerste redactievergadering zit er alvast op, design templates zijn gecreëerd en de eerste blog en ref case staan te pronken op de website.

Dus hou ons zeker in de gaten voor meer nieuws hierover! 😎

Ook aan de slag met digital marketing?
Check onze pakketten.

Of stuur ons een mailtje en
let’s talk