Rode hesjes en onafgeleid werken

Jeroen Pets Jeroen Pets
13 June, 2018

Wist je dat het foutief toedienen van voorgeschreven medicatie in een professionele omgeving zoals ziekenhuizen, één van de grootste doodsoorzaken in Amerika was? En dat de gezondheidssector de foutenmarge met 88% heeft gereduceerd door rode hesjes van 8 dollarcent in te voeren tijdens de ‘pillenronde’ van hulpverleners?

 

Uiteraard past deze anekdote binnen een breder kader, en daar wil ik het in dit artikel over hebben.

Hoe rode hesjes alles te maken hebben met de vaardigheid van de eeuw

Wat heeft een Amerikaanse doodsoorzaak in godsnaam te maken met The Next Web, hét technologie- en innovatiefestival van de lage landen? Om mijn punt te maken ga ik nog even in op het hesjes-verhaal:

Om ervoor te zorgen dat het ‘drug’-team tijdens hun ronde niet gestoord wordt, introduceert de gezondheidssector rode hesjes. Verpleegkundigen, dokters, patiënten of ziekenhuisbezoekers mogen een hulpverlener met een rood hesje niet storen. Op die manier kan de hulpverlener zich focussen op één taak – nl. de juiste medicatie voor de juiste patiënt – en kan hij onafgeleid werken. Uiteindelijk heeft deze kleine ingreep als een hesje dragen een enorme impact op de concentratie en de productiviteit van de hulpverlener. Het foutief toedienen van medicatie daalde met 88% na de invoering van de rode hesjes.

Onafgeleid werken is niet alleen van belang in de gezondheidssector, maar is de vaardigheid van de eeuw geworden die iedereen, in welke sector dan ook, wil beheersen.

Onafgeleid werken: ik wil het beheersen!

Ja, ook ik wil onafgeleid kunnen werken en dat zowel in mijn rol van UX-designer als in mijn rol van managing partner.

Na een dag werken stel ik mijzelf soms de vraag: “En wat heb ik nu juist gedaan vandaag?”. Eerlijk gezegd moet ik het antwoord dan schuldig blijven. Van de ene meeting naar de andere, telefoontje hier, e-mail daar en dan nog gezwegen van alle berichten op ons intern chatkanaal en de onverwachte bezoekjes aan mijn bureau. Nochtans start ik mijn dag telkens met een to do-lijst …

Maar wat heb ik aan zo’n to do-lijst als ik mijn taken niet kan afvinken? Die vraag schoot me opnieuw te binnen tijdens The Next Web Conference. Zeker toen Connor Swenson van Google tijdens zijn sessie met enkele cijfers goochelde:

  • “69% van de werknemers heeft moeite zich te concentreren op één ding tegelijk en is snel afgeleid tijdens de dag”
  • “De tijd die je besteedt om je primaire taak af te ronden, neemt met 25% toe wanneer je aan multitasking doet”

Gelukkig toverde hij niet alleen met cijfers, maar ook met nuttige tips & tricks hoe je het utopische onafgeleid werken kunt klaarspelen. Hieronder deel ik vijf actiepunten die ik voor mijzelf en mijn team wil toepassen.

Timemanagement à la Google, vijf tips

1. Start iedere dag met één primaire taak

Het is bewezen dat multitasken slechts aan weinigen besteed is, vaak verlies je er meer tijd mee dan je wint. Laat daarom het multitasken aan je voorbijgaan en probeer taak per taak te werken. Kies iedere dag één grote taak die haalbaar is en focus daar op. Alle overige taken zet je op een might do-lijst.

2. Kies voor een might do-lijst, géén to do-lijst

Gedaan met ellenlange to do-lijstjes, vanaf nu zijn het might do-lijstjes en daar ben ik niet rouwig om! Dat ik slechtgezind wordt van onafgewerkte to do-lijsten, is niet zo abnormaal. Uit onderzoek blijkt dat we in een extasefase komen wanneer we een taak kunnen afvinken. Er komt een vorm van dopamine vrij en je krijgt een gelukzalig gevoel. Het probleem is echter dat onze to do-lijsten te lang zijn, waardoor het contraproductief werkt en we er een slecht gevoel aan overhouden. Een might do-lijst lost de ‘verplichting’ op en laat ons focussen op die ene primaire taak.

3. Plan je agenda vol met me-time, make-time & meet-time


“Plan zelf je agenda vol, zodat anderen dat niet voor jou doen.” Halleluja, één van de beste tips à la Google! De agenda van een Google-werknemer is ingedeeld in Me-time, Make-time en Meet-time. Plan ’s ochtends me-time in, dan heb je het meeste energie van de dag en die besteed je het best aan jezelf.

Op die manier kan je ontspannen aan Make-time beginnen, de uren waarin je full-focus aan je primaire taak en might do-lijst werkt en waarin je liefst niet gestoord wordt. Eindigen doe je met Meet-time, tijd waarin je aandachtig in dialoog treedt met anderen, maar waarin je minder productief hoeft te zijn dan in Make-time.

4. Verwacht geen directe respons iedere moment van de dag


Hoe kunnen we het rode-hesjes-principe toepassen op onszelf tijdens bijvoorbeeld Make-time? Door een groen, oranje of rood kartonnetje op je bureau te plaatsen. Zo weten anderen in één oogopslag of ze je mogen storen of niet. Simpel, maar geniaal!

5. Blijf volharden in je discipline

Uiteraard zijn deze tips enkel iets waard wanneer je ze omzet in de praktijk. Het is belangrijk dat je volhardt in je discipline en er een gezamenlijke effort van maakt binnen je team. Ik weet alleszins wat mijn eerste actiepunt is: starten en volharden!

Wat denk jij?
Tips die je zelf ook wilt toepassen?
Of heb je bedenkingen?

Ik ben benieuwd naar je mening en bijkomende tips om de vaardigheid van de eeuw te beheersen! #onafgeleidwerken #indistractable

Jeroen Pets
Jeroen Pets
Managing partner van Continuous en UX-expert
Contacteer ons